오늘날 직장인의 업무 중 영수증 처리는 귀찮지만 빼놓을 수 없는 일이다. 거래처와 식사하기 위해 사용한 법인카드 비용이나 교통비 등을 정산하기 위해 자신이 사용한 영수증을 이면지에 붙이고, 지출 결의서를 작성해 회사 경리팀에 제출하는 것은 회사원, 특히 영업을 담당하는 사원이라면 일반적으로 하는 업무다. 물론 귀찮다. 한 달 정도 사용한 영수증을 계속 보관하고 있어야 하며, 각 영수증 사용 내역이 회사에서 인정하는 부분인지도 일일이 확인해야 한다. 만약 영수증을 잃어버리기라도 한다면 사비로 메꿔야 하는 경우도 있다. 

비즈플레이 석창규 대표는 "오늘날 직장인은 많은 교육을 받고 취업한, 능력 있는 젊은이들이다. 이런 사람들이 회사 업무로 20~30분씩 영수증에 풀칠을 하고 있는데, 이 시간을 줄인다면 이들이 다른 부가가치를 만들 수 있는 일을 해낼 수 있다"고 말했다. 
 

비즈플레이 서비스는 회사 내 모든 경비 지출과 관련된 업무를 스마트폰, PC 등을 이용해 자동화한다. 법인 카드나 개인 카드를 미리 등록해두면, 법인 카드를 사용하는 즉시 해당 사용 내역, 즉 영수증이 앱에 등록된다. 이 정보를 이용해 사용자는 터치 몇 번 만으로 지출 결의서를 작성해 경리 담당자의 PC에 이 정보를 전송할 수 있다.

국세 기본법에 따르면 기업은 세금 계산서나 영수증 등의 증빙 서류 원본을 신고한 날부터 5년간 보관해야 한다. 하지만 공인전자문서보관소에 둘 경우는 예외다. 비즈플레이의 서비스는 공인전자문서보관소에 카드사에서 직접 받은 영수증 데이터를 저장하기 때문에 회사 내에 별도의 증빙 서류를 보관할 필요가 없다.
 

석창규 대표는 "우리 서비스를 한 마디로 소개하자면 종이 영수증을 기업에서 없애는 수단이다. 우리는 이를 페이퍼 리스라고 부르고 있다. 즉 종이 영수증 없는 사무실이다. 이러한 간편한 경비지출 관리를 통해 영업사원은 영수증 및 서류 제출에 드는 시간을 줄일 수 있고, 경리 담당 역시 이런 정보를 ERP 시스템에 바로 연동할 수 있는 만큼 업무가 줄어든다. 뿐만 아니라 불필요한 종이 사용을 줄일 수 있는 것도 장점이다. 우리는 2018년 한 해, 국내에서 약 10억 건의 법인카드 이용이 있을 것으로 전망하고 있다. 즉 10억 장의 영수증과 이에 따른 지출 결의서를 줄일 수 있는 셈이다"고 설명했다. 
 

비즈플레이 서비스는 현재 국내 17개 카드사와 비자, 마스터, 아멕스 등 글로벌 서비스와 연동해, 앱에 등록한 법인/개인/해외 카드 사용 즉시 해당 내역을 앱 내에서 확인할 수 있다. 이러한 카드사 정보는 비즈플레이의 형제 회사인 쿠콘으로 부터 제공받는다. 쿠콘은 B2B 핀테크 기업인 웹캐시의 자회사로, 수많은 금융 기관에서 기업에 필요한 재무, 자금운영 관련 데이터를 중계하는 서비스를 제공 중이다.

비즈플레이는 이 데이터를 바탕으로 수많은 카드사의 정보를 실시간으로 받아 사용자에게 제공하며 다른 영수증 관리 서비스와 차별화한 경쟁력을 갖췄다. 기본적으로 금융과 관련된 기관은 해킹 등의 위험을 우려해 자사의 데이터를 검증되지 않은 기업에게는 제공하지 않기 때문에 다른 기업용 서비스 기업은 이 분야에 진출하기 어렵다. 이러한 경쟁력을 통해 일반적인 영수증 관련 회계 업무 대행과 달리 법인 카드 부정 사용이나 결제 취소 내역 등을 실시간으로 확인할 수 있으며, 비즈플레이 서비스 자체를 회사에서 기존에 구축한 ERP와 쉽게 연동할 수 있는 SaaS 형태이기 때문에 기업은 카드 한 장당 월 2,000원의 사용료만으로 이 서비스를 도입할 수 있다.

 

예를 들어보자. 한 직원이 개인 카드로 사용한 경비 영수증과 지출 결의서를 제출한 뒤 해당 자신의 카드를 이용했던 결제를 취소했다. 이 때 일반적인 경우라면 취소 시 받은 영수증을 다시 회사에 제출하지만, 횡령이 목적이라면 취소 내역을 숨길 것이다. 특히 회사는 개인 카드의 경우 사용 내역에 대해 접근할 수 없기 때문에 부정 사용을 알아차리기 어렵다. 하지만 비즈플레이 서비스는 직원이 한 번 제출한 영수증 데이터에 대해 취소건이 발생할 경우 이를 회사에 알리는 보고서 기능도 있다. 이를 통해 카드 부정 사용을 막을 수 있다. 
 

이 밖에도 회사 내규에 따라 경비 항목이나 항목별 지출 가능 비용 등을 관리자가 설정하면 각 직원의 앱 내에도 이러한 항목이 생성된다. 뿐만 아니라 사전 결제 시스템을 통해 직원이 누구와 어떤 목적으로 얼마를 쓸 계획인지 미리 보고하고, 이 안에서만 비용을 사용할 수 있기 때문에 '부정청탁 및 금품 등 수수의 금지에 관한 법률' 위반도 사전에 예방할 수 있다. 해외에서 직접 발급한 카드를 사용한 내역 역시 연동되기 때문에 국제배송으로 영수증을 전달할 필요 없이, 사용한 내역을 앱을 통해 전달할 수 있다. 반대로 국내에 진출한 해외 기업이 카드 등 경비 사용 내역을 본사로 전송하는 데도 유용하다.
 

석창규 대표는 "과거에는 기업이 월급을 주려면 직접 은행에 찾아가 현금을 출금해 지급했지만, 오늘날 거의 모든 기업이 기업 인터넷 뱅킹을 통해 월급을 주고 있다. 영수증 역시 지금은 손으로 처리하고 있지만, 앞으로는 비즈플레이를 통해 거의 모든 기업이 이런 과정을 자동화고, 종이 영수증을 없애는 것이 우리의 비전이다"고 말했다. 

동아닷컴 IT전문 이상우 기자 lswoo@donga.com