청년꿀팁
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직장생활이 처음인 드림이!
메일이나 전화에도 기본적인 매너가
있다는 사실 알고 있어? (〜￣▽￣)〜
회사 가기 전에 매너 꿀팁
공부하고 가면 센스있는 신입사원
되는 건 따놓은 당상~!
저장해놓고 매너 꼭 기억하기!
신입사원 드림이들, 그리고
취업 준비 중인 드림이들 모두 화이팅!ผ(•̀_•́ผ)
< 전화 기능 >
당겨받기
부재 중인 자리에 전화가 왔을 때, 내가 대신 받아주는 방법
방법1) 수화기 들고 당겨받기 버튼 누르기
방법2) 당겨받기 버튼 없을 시, *을 두번 연속으로 누르기
돌려주기
본인 업무가 아닌 전화일 때, 관련 담당자에게 넘겨주는 방법
방법1) 돌려주기 버튼 누른 후, 내선번호 입력하고 # 버튼 누르기
* 담당자에게 전화가 잘 연결됐는지 확인 후, 수화기 내려놓기
착신전환
자리를 오래 비울 때, 다른 전화기로 착신을 전환해주는 방법
※ 위의 방법은 일반적인 방법이며, 전화기 모델에 따라 기능이 다를 수 있습니다.
< 전화 매너 >
최대한 빨리 받기
전화벨이 3번 이상 울리지 않게끔 빨리 받기
다른 자리에서 울리는 전화일 경우, 당겨받기를 통해 빠르게 받기
메모하기
전화 내용은 모두 메모해놓기
전화 당겨 받았을 경우, 정리 해놓은 메모 전달하기
EX) 상대방 소속 및 이름, 연락처, 내용 등
먼저 끊지 않기
전화는 발신자가 끊는 것이 맞지만, 시간 차를 두고 끊는 것을 추천
※ 전화할 때는 정확한 발음과 밝은 목소리가 기본!
< 전화 매너 >
전화 받았을 때
회사+부서+이름 말하기 (여보세요, 누구세요 X)
EX) (전화받았습니다.) 청년컴퍼니 드림팀 홍길동입니다.
전화 걸 때
인사+자기소개 후, 알맞게 걸었는지 확인되면 용건 말하기
EX) 안녕하세요. 청년컴퍼니 드림팀 홍길동입니다. 000님 맞으신가요?
(다름이 아니라) 00건으로 연락드렸습니다.
전화 대신 받았을 때
대신 받은 전화라는 것을 밝힌 후, 자기소개 하기
EX) 대신 전화받았습니다. 청년컴퍼니 드림팀 홍길동입니다.
< 메일 용어 >
수신인
메일을 꼭 읽어야 하고, 해당 업무를 처리해야하는 사람
* 메일을 읽고, 답장 해야 하는 사람이라고 생각하기
참조인
업무와 간접적인 관계가 있지만, 조치는 취하지 않아도 되는 사람
* 답장은 안 해도 되지만 내용은 알고 있어야 하는 사람이라고 생각하기
* 높은 직급부터 낮은 직급 순으로 작성하면 센스 up!
숨은 참조
메일 보낼 때, 수신자에게 특정 참조자를 숨기는 방법
* 보안상의 목적으로 수신인에게 특정 참조자(거래처 등)를
밝히고 싶지 않을 때 사용하는 방법
< 메일 매너 >
제목에서 목적 밝히기
대괄호를 사용하여 소속 밝히고, 목적 간결하게 적기
EX) [청년컴퍼니] 청년꿀팁 콘텐츠 전송의 건
본문은 두괄식으로
1. 인사와 자기소개로 메일 시작하기
EX) 안녕하세요. 청년컴퍼니 드림팀 홍길동입니다.
2. 메일 보내는 목적 밝히기
EX) 청년꿀팁 콘텐츠 최종 파일 공유드리려고 메일드렸습니다.
3. 내용은 최대한 간결하고 가독성있게 작성하기
* 내용이 길어지면 가독성이 떨어지기 때문에 중복 표현은 빼기
4. 전달 내용이 많다면 항목으로 정리하기
* 숫자나 문장 부호를 활용하여 정리하기
< 메일 매너 >
감사인사와 발신자 정보로 마무리
마무리는 감사인사와 함께 본인 정보 밝히기
EX) 감사합니다. 좋은 하루 보내세요.
(주)드림컴퍼니 홍길동 인턴 드림
오타, 맞춤법 확인하기
작성이 완료되면 오타와 맞춤법 확인은 필수
* 맞춤법 검토 프로그램을 이용하여 재차 확인해보기
강조할 부분은 볼드처리 or 색깔 넣기
가독성을 높이고 싶거나 중요한 부분은 볼드 처리 및 색깔 넣기
* 과도한 사용은 지양하기
